Stappenplan naar Het Nieuwe Werken

Stap 1 Neem de tijd

Het is belangrijk dat alle medewerkers en leidinggevenden in de organisatie zich goed voorbereiden op de nieuwe manier van werken. In deze fase leg je de basis voor preventie van gezondheidsschade.

HNW heeft invloed op nagenoeg alle aspecten van organiseren en werken. Leidinggevenden moeten leren om op basis van vertrouwen en prestaties te sturen. Jij en je collega's krijgen meer verantwoordelijkheid in en voor je werk. En afdelingen gaan op andere manieren met elkaar samenwerken.

De voorbereiding van de organisatie op de introductie van HNW vereist veel tijd, doorgaans zo’n zes tot negen maanden. Onderwerpen waaraan de organisatie in de voorbereidingsfase aandacht moet besteden zijn:

• Organiseer verplichte workshops. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn: manier van werken, verantwoordelijkheden, stijl van leidinggeven, maken van afspraken, arbeidsomstandigheden, fiscale aspecten en vergoedingen.
• Creëer draagvlak voor de nieuwe manier van werken. Dit zorgt voor acceptatie en voorkomt dat werknemers de verandering met (veel) tegenzin ondergaan. Geïnterviewde organisaties geven aan dat naast de workshops en communicatie over de voordelen van HNW, ook het voorbeeldgedrag van het (top)management cruciaal is voor het draagvlak.
• Pas het arbobeleid toe op HNW, op basis van de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en in overleg met de ondernemingsraad.

Stap 2 Preventie van gezondheidsrisico’s

Omdat er minder direct contact is tussen leidinggevenden en medewerkers, is preventie erg belangrijk. Onderwerpen waaraan een organisatie aandacht moet besteden, zijn:

• Het inventariseren van risico’s. Voor een goede invulling van de zorgplicht is het wenselijk een specifieke Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) voor HNW op te stellen.
• Informatie en training over hoe om te gaan met vertrouwen, verantwoordelijkheden en aansturen op resultaat. Dit komt naast de voorlichting over het omgaan met apparatuur en het voorkomen van risico’s als te hoge werkdruk en rsi.
• Aandacht voor competenties en persoonskenmerken van medewerkers bij HNW: een zelfstandige en resultaatgerichte houding, effectief kunnen communiceren, en goed kunnen organiseren en plannen. De leidinggevende kan hierover met de medewerker individuele afspraken maken en deze vervolgens toetsen in functionerings- of coachingsgesprekken. Als duidelijk wordt dat er iets moet veranderen, onderzoekt de leidinggevende samen met de medewerker wat er moet veranderen en hoe dat het beste kan worden aangepakt.
• Voorzieningen ter beschikking te stellen voor bijvoorbeeld de inrichting van de thuiswerkplek of technische faciliteiten die voorkomen dat medewerkers te lang achter elkaar of op verkeerde wijze werken. Denk aan hulpmiddelen als een laptophouder, los toetsenbord en muis, of laptoptrolley.

Stap 3 Organiseer terugkoppeling

In organisaties waar het tijd- en plaatsongebonden werken volledig is ingevoerd, is het voor de werkgever lastig om te controleren of medewerkers ook daadwerkelijk werken conform de arborichtlijnen in de organisatie. Want strikte cotrole past weer niet binnen het idee van HNW: meer verantwoordelijkheid en een meer gelijkwaardige arbeidsrelatie.

Door veel aandacht te besteden aan voorlichting en informatie, kunnen medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid invullen. Hiermee komt het zwaartepunt bij de invulling van de zorgplicht vooral te liggen bij voorlichting, en minder bij controle.

Een aantal succesvolle manieren om terugkoppeling te organiseren zijn:

• Maak arbeidsomstandigheden en gezondheid tot een vast punt in (functionerings)gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. De leidinggevende bespreekt met de medewerker zijn arbeidsomstandigheden en vraagt naar (aan het werkgerelateerde) gezondheidsklachten of de kans daarop. Ze leggen het besprokene (en eventuele afspraken) schriftelijk vast.
• Houd regelmatig een medewerkertevredenheidsonderzoek. Door gerichte vragen op te nemen over de nieuwe manier van werken wordt inzichtelijk in hoeverre werknemers conform de richtlijnen van de organisatie werken en wat het effect hiervan is op gezondheidsrisico’s.
• Organiseer ontmoetingen tussen werknemers en train hen, zodat zij elkaar aanspreken op arbeidsomstandigheden en gezondheid.