GPS, C-track of Black Box-systemen

Wet Registratie Persoonsgegevens
Behalve privé hebben werknemers ook in de werksituatie een privacyrecht. De Wet Registratie Persoonsgegevens stelt  grenzen aan privacy-inbreuk indien gegevens door de werkgever worden vastgelegd die tot individuele medewerkers herleidbaar zijn.

‘Gerechtvaardigd belang’
De werkgever moet duidelijk zo’n gerechtvaardigd belang hebben, dat ook niet of nauwelijks op een andere wijze gediend kan worden. Aangezien de werkgever vaak verschillende doelen noemt, zou je dit per doel moeten wegen. Ik noem verderop een aantal veel gebruikte redenen.

‘Kenbaarheid’
De medewerker heeft recht te weten wanneer hij of zij ‘gevolgd wordt’. Een behoorlijk reglement is dan in ieder geval een vereiste. Als een grote inbreuk op de privacy plaatsvindt, kunnen mensen beroep aantekenen bij het College Bescherming Persoonsgegevens die toezien op deze wet. Op hun website staat ook veel nuttige informatie: http://www.cbpnet.nl/.

Wet op de Ondernemingsraden
Bij invoering of wijziging van zo’n systeem heeft de Ondernemingsraad instemmingsrecht(WOR artikel 27, lid 1k + 1l ): de werkgever moet een soort protocol schriftelijk voorleggen. De OR kan dan vanuit de eigen bedrijfspraktijk onderzoeken welk argument gerechtvaardigd is en grenzen stellen aan het gebruik.

Als de werkgever eenzijdig zonder instemming invoert, moet de OR binnen 1 maand schriftelijk de nietigheid uitspreken om beroep veilig te stellen. Als dat allemaal gemist is, kunnen medewerkers altijd een beroep doen in het kader van de WBP.

Planning
Dit is doorgaans het belangrijkste argument van werkgevers. Een klant belt, en de planner kijkt wie het dichtst in de buurt is. Deze doelstelling lijkt acceptabel. Tenzij de monteurs al in een strakke planning werken, waardoor steeds duidelijk is waar zij zijn!

Bovendien zie ik nog wel een gevaar: dat het normale overleg tussen planner en de betrokken monteur tot een eenzijdige opdracht verschraalt van planner aan de monteur. Waar het nu wellicht een overlegsituatie is. Ik kan mij ook indenken dat de monteur bepaalde onderdelen of gereedschappen nodig heeft voor zo’n nieuwe klus waardoor de inzet van een andere monteur toch zinvoller blijkt. Dat overleg planner – monteur moet dus geborgd worden. Dat heeft ook betekenis naar de (relatieve) zelfstandigheid, eigen inzichten en motivatie van de monteurs aanzienlijke betekenis.

Fiscale redenen
De fiscus wil zeker gesteld hebben dat een medewerker minder dan 500 km/jaar privé rijdt als die geen bijtelling(22% cataloguswaarde) bij het brutoloon wil. Hier zijn enkele varianten mogelijk.

• De werknemer heeft een verklaring daartoe ingevuld en ondertekend en aan de salarisadministratie gegeven. Hij/zij is dan zelf verantwoordelijk een rittenadministratie te voeren.
• De werknemer heeft zo’n verklaring niet ingediend en wil toch gevrijwaard blijven van de bijtelling. In dat geval moet de werkgever zorgen voor die rittenadministratie. Een GPS-systeem dat een uitdraai van de ritten produceert, is dan een optie.
• Alternatief is natuurlijk ook dat de monteur de wagen na werktijd bij het bedrijf achterlaat.

Duidelijk is hier dus dat de medewerker zelf een keuze heeft.

Controle hoeveelheid privé-gebruik
De werkgever stelt vaak een grens aan het aantal kilometers per jaar dat privé gereden mag worden. Je kunt je afvragen hoe goed dit argument is. Als de werkgever alleen de kilometers voor het werk administreert, zijn de extra kilometers op de teller tenslotte een eenvoudige controle.

Controle op gedrag
De werkgever heeft met het GPS-systeem een middel in handen om monteurs in hun doen en laten enigszins te volgen: te hard rijden, langer stilstaan bij een tankstation, enzovoort. Dit lijkt mij onvoldoende argument gezien de privacy-inbreuk om alle monteurs te controleren. De monteurs kunnen tenslotte al beoordeeld worden op het aantal klussen dat zij klaren en de bijbehorende bonnetjes. Ik kan mij hooguit voorstellen dat gedragscontrole plaatsvindt van een individuele medewerkers als daar een duidelijke aanleiding toe bestaat. In dit soort gevallen is het gebruikelijk dat deze controle een beperkte tijd plaatsvindt en er bij aanvang een melding naar de (voorzitter) OR gaat.

Ruimte geven aan gedragscontrole levert ook veel gedoe op: schriftelijke waarschuwingen of slechte beoordelingen die soms erg selectief uitgedeeld worden.

Afscherming privé-gebruik
Bij veel bedrijven is het al normaal dat als de monteur thuis is, hij de C-track ‘uit’ kan zetten. Hoe het systeem ook precies werkt, de werkgever is niet gemachtigd de werknemer te volgen tijdens zijn privé-tijd.

Gemachtigden
Bij toepassing van een GPS-systeem is het gewenst vast te leggen wie gemachtigd is

Als het argument planning is , is het afdoende als de werkplanners toegang tot de informatie hebben, en verder niet. Daar zou ook de werknemer zijn eigen gegevens kunnen inzien.

Daarnaast moet je vastleggen wie verantwoordelijk is om extra controles in gang te zetten bij misbruik of strafbaar gedrag. Gezien de personele consequenties lijkt mij dat deze verantwoordelijkheid bij PZ centraal hoort te liggen. Aan de systeembeheerder zal ‘vertrouwelijkheid’ opgelegd moeten worden.

Bewaartermijn
Als de doelstelling alleen planning is, lijkt een maand bewaartermijn al ruim genoeg.